Mainostoimisto Sireenin rekisteriseloste/tietosuojaseloste

Tämä on Mainostoimisto Sireeni Oy:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 21.5.2018. Viimeisin muutos 21.5.2018. Rekisterinpitäjällä on tietosuoja-asetuksen mukaan velvollisuus informoida selkeällä tavalla rekisteröityjä. Tämä seloste täyttää informointivelvoitteen.

1. Rekisterinpitäjä

Mainostoimisto Sireeni Oy, y-tunnus 2205752-6

Yhteystiedot:
Aleksanterinkatu 23 C 15 d
33100 Tampere

Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa:

Mainostoimisto Sireeni Oy / Niina Lehikoinen
Aleksanterinkatu 23 C 15 d
33100 Tampere
0407227191
sireeni@sireeni.fi

Rekisterin nimi: Mainostoimisto Sireenin markkinointirekisteri

2. Rekisteröidyt

Rekisteri sisältää Mainostoimisto Sireeni Oy:n asiakasyrityksiä ja potentiaalisia asiakasyrityksiä päättäjätietoineen.

3. Henkilötietojen käyttötarkoitus

Rekisterin pitämisen peruste:

  • Henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn asiakassuhteen tai sopimuksen perusteella
  • Henkilötietoja käsitellään suostumuksen perusteella
  • Rekisterin pitäjän oikeutettu etu (tyypillisesti tilanteessa, jossa rekisteröity on pyytänyt tarjousta tai kysynyt lisätietoja palveluista, mutta asiakkuussuhdetta ei ole vielä syntynyt; toissijaisesti rekisterinpitäjä pyrkii toimialan vallitsevien käytäntöjen mukaan hankkimaan itselleen uusia asiakkaita tai edistämään liikesuhteitaan)

Henkilötietojen käsittelyn ja rekisterin käyttötarkoitus

Henkilötietoja käsitellään vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin, jotka ovat seuraavat:

  • asiakassuhteen hoitaminen
  • palveluistamme ja toimialan ajankohtaisista asioista tiedottaminen
  1. Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot

Markkinointirekisteri sisältää rekisteröidyn osalta joko seuraavat tiedot tai osan niistä:

  • nimi
  • asema
  • yritys
  • toimiala
  • osoite
  • sähköposti
  • puhelinnumero
  • henkilön luovuttamat muut mahdolliset tiedot
  • tieto uutiskirjeen perumisesta tai tilaamisesta
  • tieto suoramarkkinointisuostumuksesta tai kiellosta
  • tiedot ostetuista tuotteista / palveluista

5. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä osoitteeseen sireeni@sireeni.fi.

Tarkastusoikeus

Rekisteröity voi tarkistaa tallentamamme henkilötiedot.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.

Vastustamisoikeus

Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.

Suoramarkkinointikielto

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.

Poisto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa.

On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.

Suostumuksen peruuttaminen

Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. asiakkuuteen tai jäsenyyteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen.

Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.

Valitusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot: www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Toimitettavien tietojen tulisi sisältää tiedot tietolähteiden luonteesta (esim. onko kyseessä julkisesti vai yksityisesti ylläpidetty tietolähde, organisaation/toimialan/sektorin tyyppi ja tieto siitä, mistä tieto on peräisin (esim. EU tai ei-EU). Nimenomainen tietolähde tulisi pääsääntöisesti tarjota, jollei se ole mahdotonta.

Asiakastiedot saadaan rekisteröidyiltä säännönmukaisesti:

  • rekisteröidyltä itseltään asiakassuhteen syntyessä
  • rekisteröidyltä itseltään verkkolomakkeen kautta
  • rekisteröidyltä itseltään puhelimessa, sähköpostitse tai tapaamisissa
  • sopimuksista
  • julkisista lähteistä, kuten rekisteröidyn edustaman yrityksen verkkosivustolta, lehdistötiedotteista, nimitysuutisista ja LinkedIn-palvelusta

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietoja ei luovuteta markkinointitarkoituksiin Mainostoimisto Sireeni Oy:n ulkopuolelle. Olemme varmistaneet, että mahdolliset palveluntarjoajamme noudattavat tietosuojalainsäädäntöä.

8. Käsittelyn kesto

  • Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti niin kauan, kuin asiakkuus on voimassa
  • Markkinointilistaltamme rekisteröity pääsee poistumaan itse jokaisessa lähettämässämme markkinointisähköpostissamme olevan linkin kautta.

9. Henkilötietojen käsittelijät

Markkinointirekisteriä käsittelevät Mainostoimisto Sireeni Oy:n työntekijät, joiden työnkuvaan tietojen käsittely kuuluu. Mikäli jossain vaiheessa ulkoistamme henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.

10. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

11. Rekisterin suojauksen periaatteet

Markkinointirekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään internetpalvelimilla, laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

12. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Emme käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

 

 

B. Sähköisesti talletetut tiedot
Asiakastietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä asiakastietoja. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Mainostoimisto Sireeni Oy | Aleksanterinkatu 23 C 15 D | 33100 Tampere |